Dalam perkara Kekayaan Intelektual, khususnya sengketa Merek, kepemilikan hak bukan hanya soal siapa yang merasa sebagai pemilik. Ketika sengketa dibawa ke pengadilan, hak tersebut harus dapat dibuktikan.

Hal ini menjadi penting dalam perkara pembatalan Merek. Tergugat harus dapat menunjukkan dasar kepemilikannya, sementara Penggugat juga harus memiliki legal standing yang tepat untuk mengajukan gugatan.

Lantas, bagaimana jika Penggugat belum memiliki sertifikat Merek di Indonesia? Apakah pendaftaran Merek di luar negeri dapat dengan sendirinya menjadi dasar untuk mengajukan gugatan di Indonesia? Dan bagaimana jika dokumen yang dimiliki hanya berupa sertifikat digital, hasil scan, atau printout?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut terlihat sederhana, tetapi dalam praktiknya dapat menjadi sangat menentukan dalam proses pembuktian di pengadilan.

Legal Standing Penggugat atas Merek yang Belum Terdaftar

Undang-Undang No. 20 Tahun 2016 tentang Merek dan Indikasi Geografis mengatur hal ini secara jelas. Pasal 76 ayat (2) menyatakan bahwa pemilik Merek yang tidak terdaftar dapat mengajukan gugatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) setelah mengajukan Permohonan kepada Menteri. Artinya, apabila seseorang atau perusahaan merasa bahwa Merek miliknya telah didaftarkan terlebih dahulu oleh pihak lain, ia perlu mengajukan permohonan pendaftaran Merek di Indonesia sebelum mengajukan gugatan pembatalan. Pendaftaran Merek di luar negeri atau bukti penggunaan Merek di negara lain tetap dapat menjadi bagian dari alat bukti, misalnya untuk menunjukkan penggunaan, reputasi, atau riwayat kepemilikan Merek. Namun, hal tersebut tidak serta-merta menggantikan persyaratan yang ditentukan oleh hukum Merek Indonesia. Karena itu, persoalan legal standing sebaiknya diperiksa sejak awal, sebelum gugatan diajukan. Jangan sampai persoalan yang sebenarnya dapat diselesaikan pada tahap awal justru menjadi hambatan ketika perkara sudah masuk ke persidangan.

Kepemilikan Merek dan Pembuktian di Persidangan

Setelah legal standing terpenuhi, persoalan berikutnya adalah pembuktian. Dalam perkara Merek, sertifikat Merek menjadi salah satu dokumen penting untuk menunjukkan adanya hak yang telah terdaftar. Namun, bukti yang diajukan di persidangan tidak selalu terbatas pada sertifikat Merek. Para pihak juga dapat mengajukan dokumen lain yang berkaitan dengan kepemilikan dan penggunaan Merek, seperti perjanjian lisensi, bukti penggunaan, dokumen komersial, maupun bukti pendaftaran Merek di berbagai negara. Lalu, bagaimana jika dokumen tersebut hanya tersedia dalam bentuk digital, scan, atau printout?

Di sinilah Pasal 1888 KUH Perdata menjadi relevan. Pada pokoknya, ketentuan ini menempatkan kekuatan pembuktian suatu tulisan pada akta aslinya. Salinan atau kutipannya dapat dipercaya sepanjang sesuai dengan dokumen asli yang dapat diperlihatkan apabila diperlukan. Artinya, dokumen asli tetap memiliki posisi penting dalam pembuktian, sehingga scan atau fotokopi suatu perjanjian tidak selalu memiliki kekuatan pembuktian yang sama dengan dokumen aslinya.

Namun, apakah dokumen digital atau fotokopi yang tidak disertai dokumen asli otomatis ditolak oleh pengadilan? Tidak selalu. Dalam praktik peradilan, hakim tidak hanya melihat ada atau tidaknya dokumen asli, tetapi juga mempertimbangkan hubungan dokumen tersebut dengan alat bukti lainnya, termasuk bagaimana pihak lawan menyikapi keberadaan dan kebenaran dokumen tersebut.

Ketika Dokumen Asli Tidak Dapat Diperlihatkan

Hal ini dapat dilihat dari beberapa putusan Mahkamah Agung. Dalam Putusan Mahkamah Agung No. 112 K/Pdt/1996, fotokopi surat yang tidak dapat diperlihatkan aslinya dan tidak didukung oleh keterangan saksi maupun alat bukti lainnya dinilai tidak dapat digunakan sebagai alat bukti yang sah. Sebaliknya, dalam Putusan Mahkamah Agung No. 410 K/Pdt/2004, fotokopi yang tidak dapat diperlihatkan aslinya dapat diterima karena keberadaan dan kebenaran dokumen tersebut diakui oleh pihak lawan. Hal serupa juga terlihat dalam Putusan Mahkamah Agung No. 1498 K/Pdt/2006, dimana dalam keadaan tertentu fotokopi dari fotokopi dapat diterima apabila didukung oleh unsur pembuktian lainnya.

Dari putusan-putusan tersebut, dapat dipahami bahwa pernyataan “fotokopi tanpa dokumen asli pasti tidak berlaku di pengadilan” terlalu menyederhanakan persoalan. Dokumen asli memang tetap merupakan bentuk pembuktian yang paling aman, tetapi dokumen salinan dalam kondisi tertentu tetap dapat dipertimbangkan, terutama apabila keberadaannya diakui oleh pihak lawan atau didukung oleh alat bukti lainnya.

Pada akhirnya, penilaian hakim tetap menjadi faktor penting. Mengandalkan pengecualian tersebut tentu memiliki risiko lebih besar dibandingkan dengan apabila dokumen asli masih tersedia dan dapat diperlihatkan di persidangan. Karena itu, penyimpanan dokumen asli sebaiknya tidak dianggap sebagai persoalan administratif semata, melainkan sebagai bagian dari upaya menjaga kekuatan pembuktian apabila suatu saat terjadi sengketa.

Bagaimana dengan Sertifikat Merek Digital?

Perkembangan sistem administrasi digital membuat dokumen KI kini tidak selalu hadir dalam bentuk fisik. Karena itu, dokumen digital tidak dapat serta-merta dianggap tidak memiliki nilai pembuktian hanya karena tidak berbentuk kertas. Namun, perlu dibedakan antara dokumen yang sejak awal diterbitkan secara elektronik dan scan atau salinan digital dari dokumen fisik. Keduanya memiliki konteks pembuktian yang berbeda. Untuk dokumen yang diterbitkan secara elektronik, aspek seperti autentikasi, integritas dokumen, identitas pihak yang menerbitkan atau menandatangani, serta mekanisme penerbitannya menjadi relevan.

Sebaliknya, jika yang tersedia hanya scan dari dokumen fisik, persoalan mengenai dokumen asli tetap dapat muncul apabila dokumen tersebut dipersoalkan oleh pihak lawan. Karena itu, penyimpanan dokumen secara digital tetap penting sebagai backup dan bagian dari pengelolaan bukti, tetapi sebaiknya tidak selalu dianggap sebagai pengganti dokumen asli. Dalam perkara KI, menyimpan dokumen dengan baik sejak awal dapat menghindarkan persoalan pembuktian ketika sengketa muncul di kemudian hari.

Jangan Hanya Melindungi KI, Lindungi Juga Dokumennya

Pendaftaran Merek, Paten, Desain Industri serta kekayaan intelektual lainnya memang penting. Namun, perlindungan Kekayaan Intelektual tidak berhenti ketika sertifikat diterbitkan. Perusahaan juga perlu memiliki sistem dokumentasi yang baik untuk menyimpan kontrak, pengalihan hak, lisensi, persetujuan, korespondensi penting, serta dokumen transaksi yang berkaitan dengan KI.

Dokumen fisik yang memiliki nilai hukum sebaiknya disimpan secara aman dan terkontrol. Pada saat yang sama, salinan digital dapat digunakan sebagai backup dan untuk mempermudah pengelolaan dokumen sehari-hari. Untuk transaksi yang sejak awal dilakukan secara elektronik, perusahaan juga perlu memperhatikan sistem yang dapat mendukung pembuktian mengenai identitas para pihak, integritas dokumen, waktu transaksi, serta proses persetujuan apabila hubungan hukum tersebut suatu hari dipersoalkan.

Pada akhirnya, ketika sengketa terjadi, pertanyaannya bukan hanya:

“Apakah kita masih memiliki file-nya?”

Pertanyaan yang jauh lebih penting adalah:

“Apakah kita dapat membuktikan bahwa dokumen tersebut autentik dan benar-benar mencerminkan hubungan hukum para pihak?”

Dalam perlindungan Kekayaan Intelektual, memiliki hak saja belum tentu cukup. Kemampuan untuk membuktikan kepemilikan, pengalihan, pemberian lisensi, penggunaan, dan hubungan hukum yang berkaitan dengan hak tersebut merupakan bagian penting dari strategi perlindungan KI secara menyeluruh.

Dengan kata lain, melindungi Kekayaan Intelektual berarti tidak hanya menjaga haknya, tetapi juga menjaga bukti yang dapat menunjukkan bahwa hak tersebut memang milik atau berada di bawah kendali kita.

Untuk informasi lebih lanjut terkait pembuktian dokumen dalam sengketa Kekayaan Intelektual, langsung hubungi kami melalui kanal-kanal berikut ini, dan dapatkan konsultasi 15-menit GRATIS:

📩 E-Mail                   : [email protected]

📳 Book a Call          : +62 21 83793812

💬 WhatsApp           : +62 812 87000 889

Tentang AFFA:

Didirikan pada tahun 1999, AFFA Intellectual Property Rights adalah firma hukum Kekayaan Intelektual (KI) yang berbasis di Indonesia, dengan fokus pada layanan spesifik terkait KI, yang memberikan pendampingan komprehensif kepada Merek dan inovator internasional. AFFA menyediakan layanan terpadu mulai dari pengajuan dan pendaftaran KI, penyusunan dan pencatatan perjanjian lisensi, penegakan hukum atas pelanggaran, hingga komersialisasi KI, dalam lanskap Kekayaan Intelektual Indonesia yang dinamis.

AFFA telah memperoleh pengakuan luas atas kualitas dan konsistensi layanannya, antara lain melalui penghargaan “Best Boutique Law Firm in Indonesia” dan “IP Enforcement Firm” dalam Indonesia Law Firm Awards 2025 yang diselenggarakan oleh Asia Business Law Journal, serta tercatat sebagai “Recommended Firm 2024 — Indonesia” dalam publikasi WTR 1000: The World’s Leading Trademark Professionals.