Mengurai Dokumen Pencatatan Perjanjian Lisensi KI di Indonesia

Di Indonesia, menjadi kewajiban hukum untuk mencatatkan semua Perjanjian Lisensi Kekayaan Intelektual (KI) berdasarkan undang-undang yang berkaitan dengan Merek, Paten, Desain Industri, dan Hak Cipta untuk memastikan perjanjian tersebut dapat ditegakkan secara hukum dan mengikat semua pihak ketiga yang terkait. Setiap Perjanjian Lisensi KI yang tidak tercatat tidak akan memiliki dampak hukum terhadap semua pihak ketiga yang terkait. Namun demikian, perjanjian tersebut tetap hanya mengikat para pihak yang menandatangani perjanjian tersebut. Belakangan ini, permintaan pencatatan Perjanjian Lisensi KI dari pemilik KI ini semakin meningkat, karena Perjanjian Lisensi yang tercatat ini sering diminta untuk melengkapi pengurusan SNI (Standar Nasional Indonesia) dan BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan).

Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI) di bawah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemenkumham) bertugas sebagai lembaga yang menerima pengajuan pencatatan Perjanjian Lisensi ini, seperti yang diatur dalam Peraturan Pemerintah No. 36 Tahun 2018 tentang Pencatatan Perjanjian Lisensi Kekayaan Intelektual (PP No. 36/2018). Namun demikian, praktek dari pencatatan ini sudah dilakukan bertahun-tahun sebelum diberlakukannya PP No. 36/2018. Kami mencatat bahwa DJKI baru mulai menerbitkan pemberitahuan pencatatan Perjanjian Lisensi setelah tahun 2018 untuk pencatatan yang diajukan bertahun-tahun sebelumnya. Sebelumnya, pencatatan Perjanjian Lisensi hanya berpegang pada “Tanda Terima Pencatatan” sebagai bukti pencatatan.

Secara umum, PP No. 36/2018 mengatur berbagai persyaratan dan tata cara pencatatan Perjanjian Lisensi Kekayaan Intelektual dan merinci hal-hal sebagai berikut:

1. Perjanjian Lisensi
2. Prosedur Pencatatan
3. Petikan Pencatatan
4. Perubahan & Pencabutan

Sebagai pedoman umum, pemegang KI (“Pemberi Lisensi”) berwenang untuk memberikan lisensi kepada pihak lain (“Penerima Lisensi”) yang ingin menggunakan Hak Eksklusif Pemberi Lisensi. Lisensi semacam itu hanya dapat diberikan berdasarkan perjanjian yang dibuat secara tertulis dalam bahasa Indonesia, karenanya perjanjian yang ditandatangani dalam bahasa Inggris atau bahasa lain harus diterjemahkan tersumpah ke dalam bahasa Indonesia. Selain itu, perjanjian lisensi harus menetapkan poin-poin berikut:

1. Tanggal, bulan, tahun, dan tempat Perjanjian Lisensi ditandatangani;
2. Nama dan alamat Pemberi Lisensi dan Penerima Lisensi;
3. Objek perjanjian Lisensi;
4. Ketentuan mengenai Lisensi bersifat eksklusif atau noneksklusif, termasuk sublisensi;
5. Jangka waktu Perjanjian Lisensi;
6. Wilayah berlakunya perjanjian Lisensi; dan
7. Pihak yang melakukan pembayaran biaya tahunan untuk Paten

Namun perlu diingat bahwa jangka waktu perjanjian tidak boleh lebih lama dari jangka waktu perlindungan IP yang dilisensikan. Perjanjian lisensi tidak boleh merugikan perekonomian Indonesia dan kepentingan nasional Indonesia, memuat pembatasan yang menghambat kemampuan bangsa Indonesia dalam melakukan pengalihan, penguasaan, dan pengembangan teknologi. Serta tidak boleh mengakibatkan persaingan usaha tidak sehat, dan/atau bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, nilai-nilai agama, kesusilaan, dan ketertiban umum.

Prosedur Pencatatan

Pengajuan permohonan pencatatan harus dilakukan secara resmi kepada Menteri dan ditulis dalam bahasa Indonesia, dengan melampirkan dokumen sebagai berikut:

1. Salinan Perjanjian Lisensi yang telah dilegalisir oleh Notaris di negara dimana para pihak yang bersangkutan tinggal;
2. Salinan resmi dari sertifikat Kekayaan Intelektual;
3. Surat Kuasa (jika diajukan dengan kuasa). Perlu diperhatikan bahwa Surat Kuasa ini wajib jika Pemberi Lisensi dan Penerima Lisensi adalah Warga Negara Asing atau bertempat tinggal atau berkedudukan tetap di luar wilayah Negara Republik Indonesia;
4. Fotokopi KTP/Paspor para penandatangan;
5. Akta Pendirian para pihak yang terikat perjanjian; dan
6. Bukti pelunasan biaya resmi yang akan dibayarkan oleh kuasanya.

Menurut PP No. 36/2018, permohonan yang diajukan akan ditinjau dalam waktu lima hari kerja setelah permohonan diterima lengkap. Pemohon akan diberitahu jika permohonannya tidak lengkap, dan mereka akan diberi waktu 30 hari kerja sejak tanggal pemberitahuan untuk menyempurnakannya. Namun, berkat inovasi DJKI yang disebut dengan “POP Merek”, sebagian besar pemberitahuan pencatatan Perjanjian Lisensi KI dapat dikeluarkan dalam waktu satu hari saja.

Perubahan & Pencabutan

Perjanjian Lisensi KI yang tercatat dapat diubah dan dicabut. Dalam hal perubahan, terbatas pada nama Pemberi Lisensi dan/atau Penerima Lisensi atau objek Perjanjian Lisensi, dan informasi lainnya (seperti alamat pihak terkait, ketentuan terkait eksklusivitas lisensi, dan sebagainya).

Perjanjian Lisensi KI yang tercatat hanya dapat dicabut dalam kondisi berikut:

1. Kesepakatan antara pemberi Lisensi dan penerima Lisensi;
2. Putusan pengadilan yang berwenang; atau
3. Sebab lain yang dibenarkan berdasarkan Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2016 tentang Syarat dan Tata Cara Permohonan Pencatatan Perjanjian Lisensi Kekayaan Intelektual.

Jika Anda memerlukan informasi dan bantuan lebih lanjut mengenai pencatatan Perjanjian Lisensi KI di Indonesia, silakan hubungi kami melalui [email protected]; [email protected]; atau [email protected].